Hoy hablaremos de gestión empresarial. Ante todo, y como cualquier otra empresa, nuestra clínica dental debe ser rentable. Obviamente generar beneficios económicos no será nuestro único objetivo. De hecho, una de las primeras cosas que debes hacer a la hora de iniciar la gestión de la clínica es establecer tus objetivos. ¿Y qué características deben cumplir los objetivos? De ello hemos hablado con anterioridad cuando hemos tratado sobre marketing dental.
A grosso modo, los pasos a seguir en la gestión deben ser: análisis, fijación de objetivos, y medición de resultados. Para el análisis podemos ayudarnos del clásico de los clásicos, el método DAFO, con el que valoraremos nuestras fortalezas y debilidades así como las oportunidades y amenazas que presenta el sector tras haber analizado también a la competencia. Para la fijación de objetivos nos centraremos en la regla SMART. Y hoy nos vamos a parar en la última etapa, en el análisis y medición de resultados o, mejor dicho, en la medición de “inductores” del éxito. Nos centraremos en las métricas que están asociadas al desempeño, las cuales nos ayudarán a tomar decisiones. Veámoslo con un ejemplo: no es lo mismo saber el número de tratamientos que se realizaron el mes pasado (inductor), que el beneficio que se obtuvo con los tratamientos (resultado).
Estarás de acuerdo con nosotros en que es totalmente necesario tener un conocimiento profundo de la situación de la clínica dental para poder tomar decisiones acertadas. ¿El incremento del número de pacientes durante este semestre está siendo el esperado? ¿La campaña que hemos lanzado en redes sociales está alcanzando el nivel de interacción previsto? Son muchas las preguntas que nos iremos haciendo en el desarrollo de la gestión de la clínica, y las respuestas llegarán gracias a la medición, la cual se basará en indicadores clave de rendimiento o KPIs, de los que hablaremos en las próximas líneas.
Como conclusión podemos decir que, en su actividad diaria, la clínica genera una cantidad importante de datos. Esos datos contextualizados se convierten en información. Y el análisis de esa información nos hará llegar a la etapa final, la que nos dará el poder para tomar decisiones: el conocimiento.
Define tus indicadores (KPI). ¿Cómo deben ser?
Antes deberíamos responder a la pregunta: Qué son los KPI. Los Key Perfomance Indicator, cuyo significado sería Indicador Clave de Desempeño, son unas métricas que están enfocadas a aspectos de la empresa que son clave en el éxito de la misma. Por ello los KPI son tan importantes. Son grandes aliados para los directivos y los gestores de una compañía. Al fin y al cabo nos van a indicar si la clínica dental va por el buen camino para conseguir los objetivos que se fijaron.
No todas las empresas tienen los mismos KPI, ni siquiera en el caso de empresas del mismo sector como es el caso de las clínicas dentales. Hay que establecerlos específicamente para nuestra clínica dental. Además, no siempre es fácil determinar los KPI. Es un proceso que en ocasiones puede llevar meses. Y ten en cuenta lo siguiente: se recomienda que una pyme no controle más de 10 KPI. Pero, ¿cómo deben ser estos indicadores? Veámoslo a continuación:
- Son métricas que debemos medir de forma frecuente (diaria o semanalmente), no como los indicadores de resultado que solo se aplican al cierre del ejercicio.
- Los gestores y el equipo directivo usan los KPI para tomar decisiones y para hacer preguntas a sus equipos. Al final, todo el personal involucrado tiene que entender el KPI.
- Los KPI requieren responsabilidad por parte de todos los trabajadores implicados así como de directivos.
- Es importante recordar que son métricas que no se refieren a dinero.
Ejemplos de KPI para tu clínica dental
Es la hora de que veamos un ejemplo de KPI. Podríamos tomar el tiempo medio que pasan los pacientes en la sala de espera. El indicador tendrá un impacto en la satisfacción de los pacientes, en el incremento de ingresos (ya que si somos capaces de reducir el tiempo de espera, se podría estudiar la posibilidad de incrementar el número de pacientes citados), en la productividad del personal de la clínica (lo que mejora, además, el ambiente laboral, no teniendo que soportar posibles quejas de pacientes).
Podemos poner muchos más ejemplos de KPI para tu clínica dental. Algunos serían:
- Pacientes nuevos
- Citas anuladas
- Tratamientos realizados
- Presupuestos aceptados
Ya sabes, tómate tu tiempo para decidir cuáles serán tus indicadores clave de desempeño y mide de forma continua para poder tomar decisiones con mucha antelación que te conduzcan hacia el éxito.
Pon la inteligencia de negocio a trabajar para tu clínica
¿Te suenan las palabras business intelligence? Este término se refiere al uso de estrategias o herramientas que transforman información en conocimiento. Y desde luego, el conocimiento te ayudará a mejorar el proceso de toma de decisiones en tu clínica. Por ello, para hacerte el trabajo más fácil y para mejorar el proceso que llevas a cabo a la hora de tomar decisiones (un factor clave de diferenciación hoy día), podrías plantearte incorporar a tu clínica una herramienta de inteligencia de negocio que transforme en información todos los datos que tu clínica va generando día tras día, y que esa información se te presente en forma de conocimiento. Y es que, ya lo sabemos todos: el conocimiento es poder.
Como hemos dicho anteriormente, elige bien los KPI de tu clínica, y comprueba si tu programa de gestión te ofrece la inteligencia de negocio y si tiene disponible esas métricas que has seleccionado. Si es que sí, tendrás siempre a mano tu información vital, y estará presentada de una forma interactiva. Estamos seguros de que revisarás frecuentemente el dashboard o cuadro de mando de tu programa y de que la inteligencia de negocio será tu gran aliada a partir de ahora para tomar decisiones más rápido y, por supuesto, de forma efectiva.
