Cómo abrir una clínica dental

Una clínica dental es un negocio, y no verlo así es uno de los mayores errores que podemos cometer a la hora de emprender. Esto parece una obviedad pero conviene recordarlo a la hora de pensar en montar una clínica dental. Por supuesto puede llegar a ser un negocio muy rentable siempre y cuando se trabaje en la dirección correcta. La fase inicial de planificación será tremendamente importante, así como la creación de un buen plan de empresa que describa y evalúe la oportunidad de negocio, que analice el mercado potencial, que defina el modelo de negocio, que valore nuestras fortalezas y debilidades… Al final, ese plan de empresa debe analizar la viabilidad técnica, financiera, económica, social y medioambiental del negocio. Además debe presentar también las estrategias y acciones concretas para que la idea de negocio se convierta en una realidad.

En este artículo veremos aquellos aspectos que debemos tener en cuenta en el momento de poner en marcha una clínica dental, y nos centraremos sobre todo en un apartado: el informático. ¡Pero no corramos! Antes vamos a ver algunos errores que se cometen con frecuencia cuando se quiere montar una clínica.

Errores frecuentes a la hora de abrir una clínica dental

A la hora de abrir una clínica dental puedes cometer algunos errores, la mayoría de ellos por desconocimiento de varias materias o áreas. Veamos cuáles son los más comunes:

No realizar un estudio de mercado. Necesitas conocer a tus futuros pacientes y, cómo no, a la competencia. Sus distintos perfiles, su evolución…
No conocer la legislación vigente. Infórmate muy bien sobre la normativa que debes cumplir.
No tener en cuenta el cambio constante. Como cada negocio, una clínica dental evoluciona, y debes estar dispuesto al cambio constante para crecer y para mejorar la atracción y fidelización de pacientes.
No apostar por el marketing. Cuidado con esto. Tu clínica se debe diferenciar de la competencia, pero además hay que comunicarlo de una forma atractiva en los canales online y offline. ¿Qué tal si confías en profesionales del sector para posicionar tu marca? Lo primero que harán tus futuros pacientes es buscar información sobre tu clínica en internet. Te hemos preparado una guía de marketing para clínicas dentales, en la que puedes encontrar información específica para ti.
No valorar a tus empleados. Rodearse del mejor equipo posible es una de las mayores claves para alcanzar el éxito. Cuida mucho la selección de personal, y posteriormente apoya el trabajo de tu equipo. Ellos van a ser la cara visible que va a tener tu clínica.
No elegir bien la localización.
No contar con un profesional para la correcta instalación y montaje informático.

Aspectos a tener en cuenta al abrir una clínica dental

Como te adelantamos, en este post vamos a centrarnos en el apartado informático, pero obviamente hay muchos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de montar tu clínica dental. Vamos a mencionarlos brevemente a continuación.

Presupuesto: totalmente necesario conocer los gastos que tendremos que afrontar, la inversión que habrá que realizar, y diseñar un plan de empresa que justifique nuestra capacidad para obtener los ingresos necesarios. Es preciso calcular el punto de equilibrio para encontrar la facturación mínima mensual.

Requisitos legales: con anterioridad comentábamos que uno de los errores más frecuentes es precisamente no conocer la legislación vigente. Será totalmente imprescindible contar con al menos un odontólogo colegiado. Por supuesto se deberá disponer de la licencia de apertura. Leer normativas no es lo más divertido del mundo, es cierto, pero en este caso es necesario. Tocará leer las bases generales sobre autorización de centros, servicios y establecimientos sanitarios. Es una práctica habitual encomendar esta tarea a una asesoría.

Localización: es uno de los pasos más emocionantes. Elegir el local para tu clínica. Aquí no solo son importantes los metros cuadrados, la distribución, etc… sino la localización de tu clínica. Debes elegir un lugar idóneo, bien situado. Dependerá, en gran parte, del tipo de paciente al que quieras llegar. No te precipites en una decisión tan importante. ¡Ah! Y valora las opciones de alquiler y compra. Muchas veces es mejor pagar un poco más si con eso conseguimos ser visibles.

Mobiliario y decoración: no solo nos referimos a los muebles propios del trabajo sino a los que usarán tus pacientes. Piensa en la comodidad de tus trabajadores, la de tus pacientes y, por supuesto, la tuya. Y no olvides que una imagen vale más que mil palabras. Un paciente debe sentirse cómodo nada más poner un pie en la clínica. El mobiliario y la decoración serán parte muy importante de esa atracción inicial y de esa sensación de comodidad que siempre se desea generar. Sillones dentales, archivadores, mesas instrumentales, taburetes, sofás, mesa de recepción… ¡Hay trabajo por delante!

Maquinaria y utensilios: este apartado puede ser un elemento diferenciador. Plantéate contar con maquinaria avanzada y utensilios que den un salto de calidad a tu clínica y que te permitan ofrecer servicios más completos que la competencia.

Software: adiós a eso de llevar el control de la clínica en papel. Necesitarás un programa de gestión dental, una solución completa que sirva para gestionar todas las áreas y aspectos de tu clínica. De esta forma optimizarás tu trabajo y tendrás control total desde un único lugar.

Proveedores: de forma constante necesitarás materiales como brackets, silicona… Por lo que lo ideal es que cuentes con un proveedor mayorista que te los suministre a tiempo y a buen precio.

Gastos fijos: desde antes de dar el ‘pistoletazo’ de salida a tu clínica debes tener controlados los gastos fijos que, por otra parte, ya tendrías definidos en el plan de negocio o empresa. Alquiler del local, sueldos de los trabajadores y cotizaciones… ¡Que no se escape ninguno!

Marketing y publicidad: tu negocio ya está montado. Ahora toca hacerlo visible, ¿no? Apuesta por el marketing y por llevar a cabo una estrategia idónea. ¿Tienes una web de la clínica? Bien. ¿Y perfiles sociales activos y dotados de información útil? ¡Estupendo! Establece ahora un presupuesto para acciones de marketing y publicidad y selecciona los medios idóneos en los que aparecerá la imagen de tu marca. Las acciones de marketing online suelen ser económicas y con un retorno de la inversión mucho mayor que en el medio offline, además permiten una total medición y evaluación.

Abrir una clínica dental es un proyecto ilusionante en el que debemos tener en cuenta muchos detalles

La importancia de contar con una correcta instalación informática

Como estamos viendo, abrir tu propia clínica requiere que tengas en cuenta muchos puntos. Seguramente ya has dedicado tiempo a ver qué tipo de sillones vas a instalar, con qué accesorios, o con qué presupuesto cuentas. Tendrás pensado el estilo que quieres darle a la clínica, cómo vas a decorarla, cómo vas a distribuir las zonas, y hasta qué cuadros irán colgados en la sala de espera –o incluso prefieres que de todo ello se encargue un decorador(a)–.

Pero algo que se nos olvida muy a menudo y que es de vital importancia a la hora de comenzar con un negocio de estas características es la instalación informática. Estos son algunos puntos a tener en cuenta a la hora de pensar en el apartado informático de la clínica:

La red cableada de datos

La clínica debe contar con puntos de red centralizados en un punto donde posteriormente se vaya a instalar el armario rack o el servidor. Es recomendable no escatimar en estos puntos sobre todo en la fase de obra, cuando podemos instalar todos los necesarios sin demasiado coste. Muy importante que el cableado UTP de red sea de categoría 6 para asegurarnos la máxima velocidad de los datos entre los equipos, el servidor y cualquier aparato médico que necesite transferencia de archivos.

Recuerda tener en cuenta no solo los puntos necesarios para los equipos informáticos, sino también para los equipos como Panorámico, Autoclave, Sala de espera (para punto de acceso WiFi), pantallas de televisión en Gabinetes, y varios puntos en recepción para poder conectar equipos, impresoras, TPV, etc…

Otras conexiones

Algunas conexiones importantes, pero que suelen pasarse por alto a la hora de planificar la instalación o reforma de una nueva clínica, son las que unen algunos dispositivos en Gabinete. Por ejemplo, en caso de utilizar una RVG es necesario contar con una conexión USB cerca del sillón y que acabe justo donde vaya a instalarse el equipo informático. Recuerda que esta conexión no puede superar los 5 metros de longitud.

Si tienes pensando instalar pantallas dentro del Gabinete donde puedas enseñar al paciente alguna imagen de su tratamiento, ten en cuenta que la tendrás que conectar con el ordenador de la misma sala. No olvides un punto de conexión HDMI entre la TV y el equipo.

Los equipos

Ordenadores hay muchos, de formas y colores distintos, pero lo más importante es que sean útiles a la hora de trabajar con las aplicaciones en el día a día de tu clínica. Intenta que tus equipos tengan una configuración mínima contando con un procesador Intel Core i5 y 8Gb de memoria RAM. Y si puedes usar discos duros SSD mucho mejor.

El formato físico del equipo ya depende del mobiliario de tu clínica y del espacio del que dispongas. Los equipos AIO (All in One) vienen muy bien para ahorrar espacio, y siempre los puedes instalar con un brazo anclado a la pared, dejando la encimera completamente libre en cada Gabinete. Lo único que tienes que tener muy en cuenta es el tipo de Panorámico que vas a instalar en tu clínica. En el caso de trabajar con 3D será obligatorio usar equipos en formato torre, ya que será necesario instalar tarjetas gráficas especiales que no son compatibles con los ordenadores AIO.

Servidor

El uso de un equipo dedicado para centralizar los datos es lo más recomendable. Estos equipos están preparados para estar encendidos 24 horas, sin apagarse nunca. La idea es que puedas tener en una única máquina todos los datos y aplicaciones de la clínica. De esta manera se simplifica la gestión de las copias de seguridad y se asegura un correcto funcionamiento dedicando todos los recursos del equipo para que estas aplicaciones funcionen correctamente. Todos los datos estarán compartidos en la red, por lo que desde cualquier equipo de la clínica se podrá acceder a la información. Tener un servidor de estas características permite también conexiones externas, facilitando la gestión de la clínica sin tener que estar presente en la misma.

Aquí acaba breve repaso sobre todo lo que deberías tener en cuenta a la hora de abrir una clínica dental. Esperamos haberte sido de ayuda y te deseamos el mayor de los éxitos en esta apasionante aventura.

Juan José Osuna
Fundador CEO de Wynfor
https://www.informaticadental.com