La administración de clínicas dentales es el marco teórico-práctico relacionado con las labores de planificación, organización, dirección y control de la misma. Para ello se persigue, en definitiva, la optimización de los recursos financieros, tecnológicos y humanos.
Para gestionar cualquier tipo de negocio se necesita práctica, conocimientos y las herramientas suficientes para llevarlo a cabo. Las clínicas dentales no constituyen una excepción, ya que requieren de una correcta preparación y la dotación de medios suficientes para solucionar las dificultades que suelen surgir en toda organización.
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Estos son los siete problemas más habituales a los que hacer frente como gestor de tu clínica dental. Es importante que los conozcas para que estés listo y puedas adoptar la medidas oportunas con el fin de que no ocurran o se minimicen.
1. Obtención y retención de pacientes
Ninguna clínica puede subsistir sin pacientes. Por lo que conviene disponer de una estrategia de atracción de usuarios para aquellos que vienen por primera vez, así como para retener a los que ya son tus pacientes.
a) Problemas de marketing
Es habitual encontrarse con gestores que confían excesivamente en el boca a boca, que obviamente puede llegar a funcionar, pero que limita excesivamente el número de personas al que se puede llegar.
b) Falta de comunicación con los pacientes
Muchos pacientes se marchan por sentirse desentendidos y es que a nadie le gusta ser un número más entre otros. La atención personalizada y el trato amable son condición sine qua non para conservar el bien más preciado que tienes: tus usuarios.
c) Ausencia de incentivos para la permanencia
Un buen trato es importante, pero los usuarios quieren ver beneficios en su permanencia. Si no lo encuentran en tu clínica, ¿por qué no buscarla en otra?
Ninguna clínica puede subsistir sin pacientes, conviene disponer de una estrategia de atracción
2. Problemas de gestión y falta de coordinación del equipo
La organización es primordial para gestionar con éxito una clínica dental. Sin ella puede darse situaciones nada deseables tanto para los pacientes como para los trabajadores y colaboradores.
El personal debe de estar perfectamente coordinado, de manera que cada uno de ellos conozca sus funciones y las tareas que tiene que realizar a la perfección. De esta forma, se evitará la duplicidad de las obligaciones, en las cuales dos o más personas se encargan de hacer exactamente lo mismo, sin que ninguna de ellas sepa dilucidar quién es la responsable final.
a) Reparto desigual de tareas
Uno de los ejemplos más claros de falta de coordinación entre el personal es la del reparto desigual de tareas. Ocurre que, en ocasiones, uno de los trabajadores está hasta arriba de trabajo, mientras otros están más desahogados o incluso totalmente libres. Esto ocurre por una falta de control del flujo de trabajo, que provoca una deficiente asignación de las tareas a los trabajadores.
Puede pasar también que no se asigne una responsabilidad a ninguno. Imagina que ha venido a tu consulta un paciente con una mordida defectuosa, al que se le recomienda una ortodoncia para solucionarlo. Si no se le llama, esa persona no podrá conocer el presupuesto ni tampoco aceptarlo. Si nadie se encarga de su seguimiento, no se le asignará a los profesionales adecuados para cada etapa del proceso y los resultados no serán los idóneos.
Por último y no menos importante en la asignación de tareas, puede pasar que nuestro personal no sea polivalente. Debemos tener personas que sean capaces de cambiar de puesto de trabajo en la clínica, ya que de otra manera, si una persona que lleva una tarea ella sola nos pide la baja, puede llegar a ser un problema. No sólo debemos tener personal polivalente, debemos documentar cada puesto de trabajo por si llega alguien después, que sea autónomo a la hora de saber exactamente el desempeño de su puesto de trabajo.
b) Áreas clínicas ocupadas
Como sabrás, los estudios dentales se componen de áreas clínicas en las cuales se realiza el trabajo odontológico propiamente dicho. Es decir, el lugar donde se trata al paciente.
Normalmente son lugares en los cuales trabajan diversos profesionales que van reservándose en función de las necesidades de los pacientes. Por ejemplo, un día a la semana puede guardarse una sala para un cirujano para tratar a aquellos que requieran de cirugía. Las reservas pueden realizarse también por horas, pero si no se gestiona bien las horas pueden pisarse, lo que incrementará el tiempo de espera de los pacientes.
Para evitar todos estos problemas es importante la existencia de un calendario compartido para la clínica con diferentes niveles de autorización, para que los empleados puedan coordinarse a la perfección.
3. Salas de espera demasiado llenas
Los pacientes odian esperar, sin embargo, a menudo son citados en un tiempo y hora que no corresponde con el momento en el que serán llamados para ser tratados, lo que les genera frustración y enfado. Solo hay que observar sus caras cuando abren la puerta de la sala de espera y observan que tienen varios pacientes delante de ellos. Recuerda, este puede ser un motivo para que decidan buscar otras alternativas que no le hagan perder su preciado tiempo.
4. Pacientes que no acuden a la cita
En un mundo ideal tus clientes siempre acudirán a su hora a su cita, pero la realidad es que no será extraño el día que lleguen tarde o directamente falten sin avisar. Esta situación puede darse por varios motivos, pero muchas veces ocurre que simplemente se olvidan de que tienen cita. Un olvido que te dejará con un hueco vacío y a otro paciente sin atender. Existen herramientas informáticas que facilitan el recordatorio de citas, y éstas deben estar automatizadas para no incurrir en el error humano.
5. Falta de productividad
El ambiente de trabajo es esencial para mantener una buena productividad. Si los trabajadores entran y salen, no respetan las normas, se distraen, no guardan los utensilios en su sitios, provocará que la productividad baje. Lo mismo ocurrirá si las herramientas de gestión, diagnóstico y ejecución no funcionan correctamente. Un ordenador lento, que impida acceder a la ficha del paciente puede paralizar todo el trabajo.
6. Desorganización de los expedientes de los pacientes
En cualquier oficina puede traspapelarse algún documento importante. En los centros odontológicos podría perderse el resultado de alguna prueba, una foto de diagnóstico, un dato de contacto y muchas cosas más que conviene tener ordenado para prestar el mejor servicio.
Lo ideal es tener un sistema de gestión que contemple todos los procesos de la clínica, sin necesidad de tener ficheros diseminados por los ordenadores de la clínica. Así que tómate tu tiempo para buscar y estudiar un buen programa para clínicas dentales.
7. Problemas con el control de las cuentas
Si no queda registrado todo los movimientos económicos de la clínica se producirá un descuadre que impedirá conocer a ciencia cierta el total de ingresos y gastos, así como las cantidades destinadas al pago de impuestos.
Tampoco será fácil averiguar en qué caja se encuentra el dinero, ya que los clientes pueden pagar de diversas maneras como tarjeta-efectivo o hacerlo en distintos centros de trabajo. Además podrás prever también los cobros aproximados que vas a hacer en un periodo determinado, con lo que mejorará el control financiero, para poder hacer inversiones, etc… En este sentido, las nuevas tecnologías podrían ayudarte a poner un poco más de orden y aumentar la rentabilidad de una clínica dental.
Estos son algunos de los problemas más habituales relacionados con la administración de las clínicas dentales y los que tendrás que poner solución para asegurar la buena marcha de tu negocio.
